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Rundmails richtig versenden - was ist zu beachten?

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Email - RundmailEmail ist immer noch SPAM-Medium Nummer 1.
Durch versandte Rundmails kann man dem noch Vorschub leisten. D
as muss aber nicht sein, wenn man einige Hinweise beachtet. Auch ein wenig Etikette ist angesagt.

Kommen wir also zu ein paar Email-Basics. Fast jeder war schon einmal in der Situation ein Rundmail verfassen zu wollen. Es muss nicht gleich ein regelmäßiger Newsletter sein, aber sobald mehrere Empfänger angeschrieben werden sollen, gibt es ein paar Punkte zu beachten, damit man bei den Empfängern nicht negativ auffällt. In diesem Artikel behandeln wir ausschließlich privat versendete Mails. Für geschäftliche Mails gilt eine wesentlich strengere Gesetzeslage.

Wie versende ich eine Rundmail?

Jeder weiss, dass eine Mailadresse, an die versendet werden soll, in das Feld "To:" bzw. "An:" im Emailclient eingetragen wird. Dabei ist es unerheblich, ob es sich z.B. um Outlook oder einen Webclient z.B. von gmx.de handelt.

EmailversandBei einer Rundmail sollte folgendes Vorgehen angewendet werden:

Die eigene Adresse kommt in das Feld "to:" bzw. "An:", wenn es sich nicht vermeiden lässt. Einige Emailclients verlangen eine Emailadresse in diesem Feld.
Alle weiteren Empfänger werden in das Feld "BCC:" eingetragen.

Das hat folgende Auswirkungen: Trägt man die Empfänger in das Feld "BCC:" (steht für BlindCarbonCopy, also Blindkopie)ein, so wird die Empfängerliste nur bis zum ersten Mailserver gesendet. Dieser sieht nun, dass die Empfänger unter "BCC:" eingetragen sind, "pflückt" die Liste auseinander und erstellt je Empfänger eine einzelne Mailkopie, so dass jeder BCC-Empfänger die Mail nur mit seiner eigenen Empfängeradresse erhält.

Das hat den Vorteil, dass

  • die vollständige Empfängerliste NICHT beim Empfänger zu sehen ist (auch im privaten Bereich ist Datenschutz ein Thema).
  • im Falle einer Kompromittierung eines Emailaccounts bei einem der Empfänger (das Postfach wird gehackt), nicht alle Mailadressen des Rundmails in die Hände der Hacker geraten und für den SPAM-Versand missbraucht werden können.
  • "Antworten an alle" funktioniert nicht. Die Antwort kann nur an den Absender zurück. Damit kann das Mailaufkommen an sich unter Kontrolle gehalten werden.

Um generell seinen Empfängerkreis im Griff zu behalten, bieten viele Mailclients an, Empfängerlisten oder Verteilerlisten anzulegen (siehe z.B. hier in unserem Artikel zu Outlook).

Ein bisschen Knigge auch in Rundmails

Auch im privaten Bereich gilt: Die Empfänger sollten mit dem Empfang der Rundmail einverstanden sein. Das ist bei Freunden sicher schnell erfüllt, bei z.B. Arbeitskollegen kann man schon mal ein Einverständnis zur Aufnahme in den Rundmailverteiler einholen. Das ist zwar rechtlich nicht zwingend, aber kann den guten Ruf retten (wer will schon Spammer genannt werden ;)). Generell sollte man den Verteiler so im Griff haben, dass auch ein "abmelden" aus dem Verteiler möglich ist.

Wichtig: Ein Rundmail sollte am Text auch als Rundmail zu erkennen sein.

 

 

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